关于考籍管理及考试有关具体工作要求

发布时间:2016-04-05  浏览次数:18

  此次会上,省招考办自考处戴伟业、刘书利副处长还就考籍管理及下半年考试有关具体工作提出了要求,主要内容如下:

  考籍管理是整个自学考试工作的一个重要环节。考籍管理工作主要包括:考籍档案管理,考生资格审核,考生基本信息管理,考试、实践环节、毕业论文成绩管理,转考,毕业审定、学历证书颁发及其电子注册,证书查询认证管理等等。按照这些内容,可以归类为四个方面,即信息管理、成绩管理、档案管理和毕业管理。

  考籍管理工作由教育部领导,全国考办负责制定工作具体要求。我省的考籍管理实行市(地)招考办和主考学校分别负责,省招考办总负责的管理体制。

  考籍管理工作的原则是:科学、公正、安全、规范。

  国家和省就考籍管理工作都有明确的相关规定,如教育部印发的《高等教育自学考试考籍管理工作规定》,我们省的《黑龙江省高等教育自学考试考籍管理规定》等,需要的可以查阅。考籍管理工作中的信息管理和成绩管理方面,以往做得很规范,由于时间关系,这里就档案管理和毕业管理两个方面的几个问题共同学习和交流一下。

一、本科报考资格审查

  报考自学考试本科段和独立本科段专业的考生,仍然必须具备以下三个条件之一:

  条件一:持有国民教育系列国家承认学历的专科及专科以上毕业证书者。

  条件二:我省自学考试专科已取得5科(含5科)以上合格成绩的在籍考生。
  条件三:普通高等学校、成人高等学校在读学生,以及国民教育系列在“学信网”注册备案的网络教育等高等教育形式专科及专科以上在读学生。

  2015年1月修订的《黑龙江省高等教育自学考试考籍管理规定》明确了“本科报考资格审查工作由市(地)招考办负责。省招考办在每次办理本科毕业证书前,再次审查毕业生前置学历,不符合本科报考条件及毕业条件者不予办理毕业手续”。

  按照审查对象的不同,我们在以往省招考办负责资格审查时,归纳出7种情况,并提出了相应的处理要求。

  1.2001年(含2001年)以后普通高校、成人高校、自学考试毕业生经与“学信网”比对本科报考资格通过者,记入考籍信息总库。此种考生由市(地)招考办留取毕业证书复印件及高校证明原件,并在复印件及原件上注明考生准考证号。

  2.2001年(不含2001年)以前普通高校、成人高校、自学考试毕业生办理自学考试本科资格审查,考生需提交毕业证书原件、大中专毕业生就业指导中心出具的认证报告原件。市(地)招考办需审查毕业证书原件并在“学信网”核实认证报告真实后,留存毕业证书复印件(附准考证号)、认证报告复印件。

  3. 2001年(不含2001年)以前普通高校、成人高校、自学考试毕业生毕业证书丢失者办理自学考试本科资格审查,考生需提交大中专毕业生就业指导中心出具的认证报告原件。市(地)招考办需在“学信网”核实认证报告真实后,将认证报告复印件(附准考证号)留存。

  4.2001年(含2001年)以后普通高校、成人高校、自学考试毕业生,经市(地)招考办比对“学信网”查找不到信息、本人在“学信网”能够查询到“教育部学历证书电子注册备案表”的,需向市(地)招考办提交毕业证书原件、“教育部学历证书电子注册备案表”(必须附带二维验证码、验证期至当年4月1日或10月1日)。市(地)招考办在“学信网”核实“教育部学历证书电子注册备案表”真实后,将毕业证书复印件(附准考证号)、“教育部学历证书电子注册备案表”原件留存。

  5.前置学历姓名、身份证号码与报考自学考试本科时不符者,需向市(地)招考办交验前置学历毕业证书原件、身份证原件、户口原件、体现变更的相关户籍证明原件,2001年(不含2001年)以前毕业生还需提交认证报告原件。市(地)招考办将前置学历与“学信网”比对真实后,留存前置学历毕业证书复印件(附准考证号)、身份证复印件、户口复印件、体现变更的相关户籍证明原件,2001年(不含2001年)以前毕业生还需提交认证报告复印件。

  6.自学考试合格5科者报考自学考试本科时使用不同准考证号码的,需由市(地)招考办核实真实后,留存不同准考证号码的合格成绩成绩单原件。

  7.报考分类专业的考生,均需向市(地)招考办提交前置学历毕业证书原件,以便根据毕业证书上的专业确定考生类别。市(地)招考办留存前置学历毕业证书复印件(附准考证号)。在籍考生报考本科分类专业的,按专业分类最高(三类或二类)的登记,待取得前置学历毕业证书时,准确确定考生类别。

  8.今年1月《黑龙江省高等教育自学考试考籍管理规定》修订后,我们又发现,持国外前置学历报考自学考试本科段的情况。这类人员人数很少,如果是国际上承认的学历,也应该纳入到允许报考的范围。在下一次修订考籍管理规定时应该予以增加进来。对这类人员,也可以补充到以上的第八种情况,我想应该做这样的规定:持国外承认学历报考自学考试本科段或独立本科段者,须出具毕业证书原件、教育部留学生服务中心出具的国外学历认证报告原件。市(地)招考办须审查毕业证书原件并在教育部留学生服务中心网站核实认证报告真实后,留存毕业证书复印件(附准考证号)、认证报告复印件。

  以上是8种情况,市(地)招考办负责审查后,也应该按这8种情况分别加以审查和办理。

  2013年下半年,我们请专业技术人员开发了与学信网前置学历比对软件,并应用于新生报考、毕业生审查。为了保持数据的真实准确,市(地)招考办须在《黑龙江省自学考试考籍管理系统—免考与报考本科资格审查管理》中准确、详尽录入“免考与报考本科资格审查登记”项所需内容(如“资格分类”、“考生类别”等),并与“学信网”比对。

  这里需要强调的是,录入数据一定要准确无误,否则系统无法通过。还有,由于报考本科段资格审查已由市(地)招考办负责,从明年上半年起,每年的3月份、9月份系统只受理报考资格审核,不再办理课程免试。如误录课程免试则视为无效。

  对于与学信网未比对出结果,且符合报考条件、毕业后能够注册的,在市(地)招考办审查相关材料真实的基础上,报自考处考籍科,由专门人员根据材料手工通过资格审查,资格仍由市(地)招考办负责。报送材料可以采取电子扫描件网上传递等快捷方式。资格审查正常通过的,不用报送相关纸质材料。

  在这里提醒报考资格审查工作人员,对于认证报告、注册备案表、学籍在线验证报告、国外学历认证报告等材料必须核实真伪。不能只收不查。

二、课程免考

  课程免考工作由市(地)招考办、二学历主考学校初审,省招考办审定,审定合格记入考生电子档案。

  课程免考是自学考试考籍档案管理的重要组成部分,具有较强的原则性、政策性、严肃性,必须严格执行《黑龙江省自学考试课程免考管理细则》。对符合报考资格的普通高校、成人高校、自学考试毕业生,免考除公共政治理论课以外其它已学过且成绩合格的考试课程,由市(地)招考办及二学历主考学校审查后留取相关证书复印件、所在学校教务或档案部门出具的成绩单原件等相关材料交省招考办。

  2016年起,每年的课程免考工作在上半年的5月份和下半年的11月份进行,其余时间不再办理课程免考。

  本科段、独立本科段课程免考须在取得前置学历毕业证书后进行,本科二学历同时毕业的,争取做到同步进行。

  对于各类资格证书我们将积极探讨与有关部门信息进行比对。完成一项,比对一项,以保证课程免考的真实性、准确性和有效性。

三、转考

  转考分省内转考和省际转考。无论省内还是省际转考,均在每年上半年或下半年考试报名期间集中申请办理。由考生申请,市(地)招考办受理,省招考办审定并办理转入合档手续,或转出手续。

  省内转考考生在转出地招考办申请办理转出,市(地)招考办审核通过后,录入考籍信息系统,省招考办审核,为符合条件的考生办理转考及合档手续。市(地)招考办只准转出本市(地)考生,不准转出其它市(地)考生。

  关于省际转考,今年4月,教育部考试中心启动了自学考试省际电子转考工作,制定了《高等教育自学考试省际转考工作管理办法(试行)》,分两批对全国各省市进行了电子转考上线培训工作。我们省作为第一批培训单位,现已完成了上线工作,并进行了转出测试。

  2015年省际间电子转考处于测试阶段,年内新旧转考方式并存,我省2015年下半年省际间转考仍沿用原有的转考方式转入转出。2016年上半年起,正式启用电子转考系统。并在正式使用前制定相应的省际间转考相关规定。其中包括转入转出条件、转入转出办理办法、转入转出办理时间、几不转等等。每年3月、9月市(地)招考办以特快专递方式,在规定时间内向自考处考籍科递送转入和转出纸质材料,办理课程免试期间缴款。

四、毕业审查

  毕业审查以及毕业证书颁发是考籍管理工作中一个非常重要的环节。毕业审查工作由市(地)招考办初审,省招考办复审。

  毕业审查主要包括:是否符合毕业条件、考生基本信息(包括姓名、身份证号、图像信息等)是否与总库一致、本科毕业生是否符合本科报考资格(与学信网比对)、《笔迹确认卡》是否一人所写等等。

  针对市(地)招考办、二学历主考学校在毕业审查中笔迹初审、受理申诉,今年上半年的毕业审查中做了具体部署,提出了工作要求,收到了良好效果。大多数市(地)招考办、二学历主考学校都能按要求完成此项工作。在这里,特别提出表扬的是齐齐哈尔、佳木斯两个招考办,他们特点是认识到位、领导重视、工作细致、结论准确。

  笔迹初审、受理申诉都是针对笔迹说话。一般是从书写风格、书写习惯、笔划特征等方面确认是否同一人书写,是在毕业审查阶段进一步剔除替考现象的环节。毕业审查是颁发毕业证书前的最后一个环节,受理申诉是弄清事实真相和保护考生合法权益过程,这两个环节的工作必须要严肃认真,决不能走过场。

  就笔迹鉴定而言,我们在座的应该都不是专家。本着对考生负责的态度,要求3人,甚至3人以上做出切合实际的判断。考生属地化管理,也是为了方便考生,同时也增加了鉴定判断的环节和人员。俗话说,三个臭皮匠顶个诸葛亮,我们这样做,就不仅仅是三个臭皮匠了。

  对于笔迹审查、受理申诉,各位工作人员都应该具有实事求是、敢于担当的精神。不能树叶掉下来都怕砸到脑袋。考生在你当面,事实摆在面前,是就是是,不是就是不是,要在其位谋其职,不能遇事就推、见事就躲。下半年我们要把结论意见进一步具体,不能像这次,除了未领取未申诉就是需省办进一步核实了。

  个别地方上半年的笔迹初审、受理申诉未按要求去做,希望今后改正。

  关于笔迹鉴定的专业一点或者系统一点的知识,我们争取在合适的时间,请省公安厅痕检专家给参与自考笔迹审查人员进行讲解培训。

五、电子注册

  自2001年以来,自学考试毕业生开始进行学历电子注册。我省2001年至2012年的毕业生全部进行了学历电子注册。2013年,教育部突然要求专科起点本科学历注册,必须查验前置学历注册信息后予以注册。致使我省2013年、2014年个别的本科毕业生因未查验到前置学历信息,未能如期注册。

  得知消息后,我们第一时间,即2013年11月初在龙招港发布《公告》,今年6月又由市(地)招考办对未能如期注册的毕业生逐一进行通知。

  未能如期注册的考生分为5种情况,对于5种情况分别提出了解决注册问题的办法。

  近期对市(地)招考办通知后反馈回来的情况进行整理分类,对符合注册条件的毕业生进行汇总上报。这项工作我们想结合每次办理毕业证书前后换发证书、上报注册信息。

  对于已经学历电子注册的历年毕业生,其毕业证书、毕业生登记表存在错误信息的,经过核实相关材料,确认有误且需要更改的,予以上报错误信息更正。按照教育部相关规定,从现在开始,一律不予换发毕业证书、毕业生登记表。正确的学历电子注册信息需查询学信网,必要的可以出具相关证明。

  今年年底的毕业生,我们将尝试按毕业时间进行学历电子注册。

六、毕业证明和成绩证明

  教育部《高等教育自学考试考籍管理工作规定》明示:“毕业证书或者毕业生登记表遗失、损毁,不予补发原毕业证书或者毕业生登记表,可补办毕业证明书或者毕业生登记表证明。……。毕业证明书具有与毕业证书同等的效力,毕业生登记表证明具有与毕业生登记表同等的效力。”

  一段时间以来,由于全国性的档案核查工作,需出具毕业证明和毕业生登记表的人员明显增多。有些人甚至提出当时没有发放毕业生登记表。这种情况在我29年的自学考试工作经历中感觉应该没有。根据判断,可能存在助学单位未发放给考生本人、考生本人保管不善而遗失等情况。

  对于毕业证书和毕业生登记表,我们现在的做法是出具毕业证明和合格课程成绩单。去年,我们开发了1990年以后毕业生使用考籍管理系统生成毕业证明、2004年以后考生生成成绩证明的做法。

  目前,我们正在积极调研,在可行的情况下,准备从2016年起,启用带有“专用笺”、“专用章”的毕业证明书和毕业生登记表证明。力争做到从形式上和内容上都更加严密规范。

  以上就考籍管理工作中档案管理、毕业管理方面共同学习和交流了6个问题。希望在以后的工作中,加强制度建设和规范管理,按要求及时准确上报好各种数据和所需材料;更加增强服务意识,依法依规,为我们的在籍考生和三十年来几十万毕业生做出高质量的服务;也希望市(地)招考办、主考学校对我们的工作多提宝贵意见,以便我们提高工作水平和管理水平,共同把我们的考籍管理工作做得更好。

  下面就本次考试有关工作再强调几点要求:

  (一)要把本次会议的精神要及时汇报并落实到具体的工作中,严格按讲话的要求认真执行。各地市、主考学校的“三化”建设资料上报我处备案,必须10月10日前完成,直接报给沈处长。

  (二)明年起将有44个专业停考,停考后,尚未毕业的在籍考生,可参照停考专业考试计划:

  1.向其它开考省份借考名称相同或相近、学分等于或大于原计划的课程,待合格课程门数及总学分达到停考专业毕业标准后,可按规定程序申办停考专业毕业证书。

  2.在省内所有开考专业中选择参加学分数不低于未合格课程学分数的课程考试,待取得停考专业规定的课程门数和学分数后,可申请办理停考专业毕业证书。

  3.如在停考后不能达到上述要求的考生,可自愿转考其他开考专业,其停考专业已合格的课程可顶替新转考专业的相关课程。
  望各有关单位做好停考专业的宣传和相关准备工作。

  (三)本次考试的试题和答题卡全部通过机要部门发往各地招考办,返卷方式由各地市自行决定报省里备案。

  (四)考前国家如有重要要求和会议精神,我们会及时通知各地。这就需要各地市排专人负责关注网站的“内部信息交流平台”,确保联系的通畅。

  (五)主考学校组织的校考课考试及实践环节考核的过程中,对违纪考生的处理,一定要严格按照33号令的要求,按程序按规定,要详细记载留存备案。


 

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